Software vor Einführung prüfen
Datenschutz, IT-Sicherheit und Praxistauglichkeit vor dem Einsatz sauber bewerten
Neue Software ist schnell getestet, aber oft nicht sauber geprüft. Genau dort entstehen später Probleme: unklare Datenflüsse, fehlende Verträge, unsichere Berechtigungen, ungeklärte Drittlandtransfers oder Tools, die fachlich praktisch wirken, aber organisatorisch nicht tragfähig sind. Ich unterstütze Unternehmen dabei, Software vor der Nutzung strukturiert zu prüfen – pragmatisch, nachvollziehbar und passend zu Datenschutz, IT-Sicherheit und Betriebsrealität.
- Einführung neuer SaaS-Tools
- Fachanwendungen für HR, Vertrieb, Support oder Buchhaltung
- Cloud-Dienste und Kollaborationstools
- KI-Tools im Unternehmenskontext
- Software, die personenbezogene oder vertrauliche Daten verarbeitet
- Welche Daten verarbeitet das Tool?
- Werden personenbezogene oder sensible Daten genutzt?
- Wo werden Daten gespeichert und verarbeitet?
- Gibt es Drittlandtransfer oder Unterauftragsverarbeiter?
- Liegt ein AV-Vertrag vor?
- Welche Sicherheitsfunktionen bietet die Software?
- Gibt es Rollen- und Berechtigungskonzepte?
- Sind Logging, MFA, Backup und Löschung sauber abbildbar?
- Passt die Software organisatorisch in Ihre Prozesse?
- Ist eine DSFA, Risikoanalyse oder ergänzende Dokumentation nötig?
- Software wird fachlich bestellt, aber Datenschutz zu spät eingebunden
- Anbieter sitzt außerhalb der EU
- unklare Admin-Rechte und fehlende Rollenmodelle
- keine belastbare Aussage zu TOMs
- keine saubere Dokumentation für VVT, DSFA oder Freigabe
- Schatten-IT durch Fachabteilungen
- Kurzaufnahme von Tool, Zweck und Datenarten
- Prüfung von Anbieter, Hosting, Verträgen und Sicherheitsmerkmalen
- Bewertung von Datenschutz- und Sicherheitsrisiken
- Handlungsempfehlung: freigeben, nur mit Auflagen nutzen oder besser nicht einsetzen
- Dokumentation für interne Freigabe, Datenschutz und IT
Ihr Ergebnis
Sie erhalten eine klare Einschätzung, ob und unter welchen Bedingungen die Software eingesetzt werden sollte – inklusive offener Punkte, empfohlener Maßnahmen und dokumentierbarer Entscheidungsgrundlage.
Für wen ist das geeignet?
Für KMU, Praxen, Agenturen, Dienstleister, Kanzleien und Organisationen, die neue Software nicht „einfach mal aktivieren“, sondern vorher sauber prüfen wollen.
Sie möchten ein neues Tool vor dem Einsatz prüfen lassen? Dann sprechen wir kurz über Anwendungszweck, Datenarten und Anbieter – ich sage Ihnen, worauf es ankommt.