Konkrete Nextcloud-Struktur für ein pragmatisches ISMS

Wenn Du ein ISMS mit Nextcloud aufbauen willst, brauchst Du vor allem eins: klare Struktur. Ohne die wird es schnell unübersichtlich und nicht auditfähig.

Hier ist ein erprobtes, praxisnahes Setup, das Du direkt übernehmen oder anpassen kannst.

1. Ordnerstruktur (Top-Level)

/ISMS
│
├── 00_Leitung_und_Strategie
├── 01_Richtlinien_und_Vorgaben
├── 02_Risikomanagement
├── 03_Assets_und_Werte
├── 04_Maßnahmen_und_Kontrollen
├── 05_Incident_Management
├── 06_Audits_und_Reviews
├── 07_Schulungen_und_Awareness
├── 08_Nachweise_und_Protokolle
└── 09_Templates

Die Nummerierung ist wichtig – sie sorgt für klare Reihenfolge und bessere Orientierung.

2. Inhalte der einzelnen Bereiche

01_Leitung_und_Strategie

- ISMS_Handbuch.docx
- Geltungsbereich.docx
- Leitlinie_Informationssicherheit.docx
- Rollen_und_Verantwortlichkeiten.xlsx

Ziel: Alles, was die Grundlage und Steuerung betrifft.

02_Richtlinien_und_Vorgaben

- Passwort_Richtlinie.docx
- Zugriffskontrollrichtlinie.docx
- Backup_und_Recovery.docx
- Mobile_Device_Policy.docx

Wichtig: Versionierung in Nextcloud aktiv nutzen.

03_Risikomanagement

- Risikobewertungsmethodik.xlsx
- Risikoregister.xlsx
- Risikoanalysen/
    ├── 2026_Q1.xlsx
    ├── 2026_Q2.xlsx

Hier lebt Dein ISMS – das ist auditkritisch.

04_Assets_und_Werte

- Asset_Inventory.xlsx
- Schutzbedarfsfeststellung.xlsx

Optional: nach Systemen oder Abteilungen strukturieren.

05_Maßnahmen_und_Kontrollen

- Maßnahmenplan.xlsx
- Umsetzungsstatus.xlsx
- Kontrollnachweise/

Verknüpfe Maßnahmen mit Risiken (z. B. IDs).

06_Incident_Management

- Incident_Log.xlsx
- Vorfallberichte/
- Lessons_Learned/

Hier kannst Du sehr gut mit Aufgaben arbeiten.

07_Audits_und_Reviews

- Auditplan.xlsx
- Interne_Audits/
- Management_Reviews/

08_Schulungen_und_Awareness

- Schulungsunterlagen/
- Teilnahme_Nachweise.xlsx

09_Nachweise_und_Protokolle

- Backup_Logs/
- Zugriffskontrollen/
- Systemberichte/

Wichtig für Audits – sauber und vollständig halten.

10_Templates

- Risiko_Template.xlsx
- Incident_Template.docx
- Audit_Checkliste.docx
- Maßnahmen_Template.xlsx

Zentral, damit alle konsistent arbeiten.

3. Workflows in Nextcloud

Du kannst mit Bordmitteln (z. B. Flow, Tasks, Deck) einfache, aber effektive Prozesse bauen.

Workflow 1: Dokumentfreigabe

Ziel: Richtlinien sauber freigeben

Ablauf:

1. Dokument wird erstellt (Status: Entwurf)
2. Aufgabe an Reviewer
3. Feedback einarbeiten
4. Freigabe durch Verantwortlichen
5. Ablage im finalen Ordner

Umsetzung:

• Ordner „_Review“
• Aufgaben-App für Freigaben
• Versionierung nutzen

Workflow 2: Risikomanagement

Ziel: Risiken strukturiert erfassen

Ablauf:

1. Risiko wird im Template erfasst
2. Bewertung (Eintrittswahrscheinlichkeit / Auswirkung)
3. Maßnahme definieren
4. Maßnahme in Maßnahmenplan übernehmen
5. Review zyklisch (z. B. quartalsweise)

Umsetzung:

• Excel / Tabellen-App
• eindeutige Risiko-ID
• Verlinkung zu Maßnahmen

Workflow 3: Incident Management

Ziel: Vorfälle nachvollziehbar bearbeiten

Ablauf:

1. Incident wird gemeldet
2. Ticket/Aufgabe wird erstellt
3. Analyse + Maßnahmen
4. Dokumentation im Incident_Log
5. Lessons Learned

Umsetzung:

• Nextcloud Tasks oder Deck (Kanban)
• Spalten: Offen → In Bearbeitung → Gelöst

Workflow 4: Maßnahmenverfolgung

Ziel: Umsetzung sicherstellen

Ablauf:

1. Maßnahme definieren
2. Verantwortlichen zuweisen
3. Deadline setzen
4. Status regelmäßig prüfen
5. Abschluss dokumentieren

Umsetzung:

• Deck Board:
  • To Do
  • In Progress
  • Done

4. Wichtige Templates (Inhalt)

Risiko-Template (Excel)

Spalten:

• Risiko-ID
• Beschreibung
• Asset
• Bedrohung
• Schwachstelle
• Wahrscheinlichkeit
• Auswirkung
• Risiko-Level
• Maßnahme
• Verantwortlicher
• Status

Incident-Template

- Datum
- Melder
- Beschreibung
- Betroffene Systeme
- Auswirkung
- Ursache
- Maßnahme
- Abschlussdatum

Maßnahmen-Template

- Maßnahmen-ID
- Bezug (Risiko)
- Beschreibung
- Verantwortlicher
- Priorität
- Deadline
- Status

5. Berechtigungskonzept (wichtig!)

Typische Rollen:

• ISMS-Verantwortlicher → Vollzugriff
• IT → Bearbeiten
• Management → Lesen + Freigaben
• Mitarbeiter → nur Awareness-Bereich

In Nextcloud sauber über Gruppen lösen.

6. Mein pragmatischer Tipp

Starte nicht zu groß.

• Erst Dokumentation + Risiken sauber aufsetzen
• Dann Maßnahmen tracken
• Danach Prozesse verfeinern

Ein ISMS wächst – und Dein Nextcloud-Setup sollte das auch.

Downloads

Anleitung_ISMS_Template

ISMS_Nextcloud_Templates